外部に漏れないようにする| ISO9001で品質の向上を試みる〜業務遂行マネジメント〜

ISO9001で品質の向上を試みる〜業務遂行マネジメント〜

外部に漏れないようにする

男性

多くの企業で、外には漏らすことの出来ない情報があります。それらは社内に多く配られており、管理や処理をしっかりとしないといけません。
機密文書を管理するということは、その文書が紙媒体のものであれ、電子媒体のものであれ、重要なことに変わりはありません。当たり前のことですが。紙媒体の文書管理ということになると、書類の物理的な保存がまずは第一に重要なこととして挙げられます。金庫を使ったり、解錠のナンバーをセキュリティ下に置いたり、と考えられることはいろいろあるでしょう。特に、管理ソフトを用いた電子媒体のものについて考えてみると、どうなるでしょうか?電子媒体の機密文書の管理において、「使えるソフト」というのはどういうものを指すのでしょうか?たとえば電子メディアで文書を扱うというとき、不安になるのは、紙の書類としてのカタチを持たない電子メディアの文書自体がどこにあるか、目には見えないことではないでしょうか。パソコン内に保存されたとき、誰の目にも触れるようなフォルダの中に知らないうちに機密文書が入っていたり、というと、それは管理が上手くいっていないことを示しています。フォルダへの保存のミスは人為ミスと呼ばれるものでしょうが、「使えるソフト」は、それを事前に防ぐミスが起こらないようにする機能が備わったものである、と言えるでしょう。間違った文書の移動がなされないような機能が、機密の漏洩を防ぐわけです。